- IT企業に入社して3年目、初めてプロジェクトリーダーに任命された
- 期待されているのもわかってるし、素直に嬉しい。でも、正直不安ばかり
- 上司や先輩へ進捗やトラブルをどうやって報告したらいいのかわからない
- わかりやすく伝えるコツをつかんで、できる社員であることをアピールしたい
初めてリーダーになった時って、不安ばかりですよね。
家でも仕事のことばかり考えてしまい、寝つきが悪い夜も…
特に、上司や先輩にプロジェクトの進捗報告をする時って、余計なことばかり考えてしまいませんか？
期待に応えられなかったらどうしよう…とか、出来ない社員だと思われたらどうしよう…とか。
安心してください。
たった一つコツさえおさえておけば、上司や先輩にしっかり進捗報告もできますし、あなたの評価もうなぎ上りです。
私も上司への報告が苦手で、人にわかりやすく伝える方法を本屋やネットで調べまくりました。
その中でも、実際に使ってみて一番手ごたえがあったコツをお伝えします。
一番手ごたえがあったテクニックは「結論ファースト」
とにかく「結論ファースト」です。
これさえ意識していれば報告内容が多少グダグダでも「コイツの話はスッーと頭の中に入ってくるな」と評価されます。
とにかく、繰り返し繰り返し使って体には染みつけましょう。
なんなら、最初は「結論から言いますと、・・・・」と口に出してもOKです。
テクニック覚えた直後の1週間はできるけど、土日を挟むと不思議なほど頭から抜けます。
でも、毎回「結論から言いますと、・・・・」から始まるとウザがられます。
なので、話す前に頭の中で「結論、結論、結論」と3回唱えましょう。
このテクニックは、自分発の報告だけでなく、質問を受けたときにも意識してください。
質問されたら、最初に発する言葉は「Yes」 なのか「No」です。
とにかく、結論ファースト、です。
なぜ「結論ファースト」が人に伝わりやすいのか？
結論を先に知っておくことで話の見通しが立てられるので、余裕を持って話が聞けます。余裕があるということは、話の細部まで理解が届く、ということです。
あなたも経験ありますよね？ 映画やドラマを繰り返しを観たとき、新たな発見をしたことを。このセリフはあの結末に向けた伏線だったんだ、なるほどなるほど、みたいな感じです。
「結論ファースト」を体に染み込ませる方法
「結論から言うと・・・」を口癖にする
最初に発生する言葉は「結論から言うと、・・・・」を口癖にしましょう。
結論は簡潔にしてください。結論自体がダラダラ長いと「結論になってないじゃないか」となり、逆に相手をイライラさせてしまいます。
あと、毎回「結論から言いますと、・・・・」だとウザがられます。慣れてきたら、頭の中だけで言うように意識しましょう。
私の場合、話す前に頭の中で「結論、結論、結論」と3回唱えています。
まわりの人の話し方を観察する
まわりの人の話し方を観察するも効果的です。
Aさんの話がわかりやすいのは結論ファーストになってるからだ、Bさんの話がわかりにくいのは、結論ファーストになってないから、
など常に他の人の話し方を分析することにより、自然と自分自身に「結論ファースト」の意識が根付いていきます。
「結論ファースト」が通じないケース
例外的に「結論ファースト」が逆効果になってしまうケースがあります。
それは「顧客への営業や提案」のときです。
いきなり、結論である売りたい商品を伝えてしまうと「なんだ、商品が売りたいだけじゃん」と不信感を持たれてしまいます。
なので、顧客への営業や提案のときは「顧客の悩みの共感ファースト」としてください。
結論となる商品の売り込みは最後にしましょう。
絶対にしてはいけないのは「時系列報告」
「タスクAは順調です。タスクBはちょっとトラブルがありまして・・・・・・」なんていう報告はNGです。
聞いている上司は、おいおいトラブルは大丈夫なのか？が気になって、それ以降の話が頭に入って来ません。
「全体としては順調です。ただ、タスクBはちょっとトラブルがありましたが、今は解消しています。で、トラブルの概要ですが・・・・」のような報告をすれば、それを聞いている上司は結末を知った上で、報告を聞けるので理解度が高まります。
時系列報告をされると、いくらやさしい上司でもイライラします。最悪、「あ、コイツはダメなタイプだな」と評価されてしまいます。
まとめ：「結論ファースト」を体に染み込ませよ
人にわかりやすく伝える方法は、いくつかあります。
ですが、いきなりすべてをマスターするのは難しいです。
なので、まずは
結論ファースト
を意識してください。
大事なのでもう一回言います。
「結論ファースト」ですよ。
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